Louer une salle de conférence est une étape clé dans l’organisation de votre événement. Celle-ci doit être pleinement adaptée au nombre d’invités, aux animations que vous souhaitez orchestrer et être équipée des outils digitaux indispensables à la rendre interactive et dynamique. Vous pensez avoir trouvé le lieu parfait et vous vous apprêtez à signer un contrat de location ? Découvrez quelques pièges à éviter pour échapper à de malencontreuses désillusions le jour J.
Vérifier la possible présence d’évènements annexes
Il arrive que certains espaces tels que les hôtels, les châteaux ou les grands complexes événementiels disposent de plusieurs salles de réception leur permettant ainsi de les louer simultanément.
Bien que cela ne soit pas forcément un problème en soi, imaginez-vous aborder des points business stratégiques alors qu’un mariage bat son plein au même étage. Cela pourrait rapidement devenir agaçant pour vous ainsi que pour vos conférenciers et convives.
Mieux vaut donc vous renseigner auprès du gérant de l’établissement avant de louer votre salle de conférence. Vous pourrez ensuite décider de maintenir la date telle quelle ou de privatiser la structure si cela s’avère nécessaire et possible.
Contrôler l’absence de surcoûts dans le contrat de location
Vous connaissez certainement ces fameuses petites lignes disposées en fin de page et dans une taille de police inférieure au reste du contenu ?
Louer une salle de conférence implique de signer un contrat qu’il est indispensable de contrôler avec précision. Cela vous permettra d’éviter des coûts supplémentaires à ajouter à votre budget.
Vérifiez par exemple le détail des espaces prévus dans le contrat de location ainsi que l’horaire de début et de fin (un débordement est-il possible et si oui, de combien ?).
De même, nous vous conseillons également de checker les équipements pratiques inclus dans la location de la salle ou le tarif à ajouter pour les louer (nombre de chaises et de tables, rétroprojecteurs, tableaux, etc.). Par ailleurs, avant d’effectuer votre réservation, renseignez-vous sur les différentes formules proposées par les établissements.
Analyser le contenu du forfait de location
Lorsque vous chercher à louer une salle de conférence ou de réunion, la plupart des organisateurs vous proposeront une offre sous forme d’un forfait global.
Celui-ci peut inclure les services suivants :
- modulation des espaces ;
- réunions connectées et hybrides ;
- service traiteur intégré ;
- matériel audiovisuel et technique ;
- accueil des invités et service en salle ;
- animations événementielles ;
- scénographie ;
- conférenciers.
Pour éviter toute mauvaise surprise, il est impératif de contrôler le détail de chaque prestation, son coût final TTC, sa bonne mise en œuvre et la présence des équipes techniques nécessaires.
Un devis personnalisé reprenant la salle réservée, le type d’événement, le nombre de participants, sa date et sa durée vous garantira un budget maitrisé.
Demander à tester la connexion internet
Vous avez prévu des animations digitales nécessaires au bon déroulé de votre événement ? Interactivité, invités connectés à distance, quizz et sondage font entièrement partie des formats actuels de conférences.
Même si la connexion WIFI semble être une prestation de base offerte par la majorité des lieux de réception, vous en assurer et tester sa qualité n’est pas dénué de sens.
Rien de pire qu’une conférence freinée du fait d’une connexion lente et saccadée le jour J.
Assurer un accès simplifié aux invités
Certains de vos convives viendront peut-être de loin. Qu’ils prévoient de se rendre à votre conférence en voiture, en train ou par avion, il est essentiel que la salle choisie soit correctement desservie par les transports et dotée d’un parking.
Notez que certains complexes événementiels assurent la mise à disposition de navettes permettant d’accompagner vos invités jusqu’à la réception dès leur arrivée à la gare ou à l’aéroport.
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